회사에 입사 후 해야할 일 -전화받기 편-

 

 

 

회사에 처음 들어가면 자리배치에 대한 지도를 받거나 혹은 부서간, 부서내의 직원별 전화번호가 인쇄된 프린트를 받게 됩니다. 보통 같은 부서의 경우 뒷자리가 1234, 1235 등으로 1씩 변경됩니다. 자기 번호를 알고 나면 바로 전화기 사용방법을 숙지하도록 합니다.

 

전화가 울리면 우선 번호를 확인하는데 뒷자리만 보일 경우 회사내부의 다른 부서에서 걸어돈 전화이고 풀넘버가 찍힌다면 외부 전화입니다.

 

만약 전화벨이 울리는 자리의 직원이 자리를 비웠을 경우 당겨받기를 눌러 "당겨받았습니다.(혹은 대신 받았습니다.) ○○○부서 홍길동입니다."라고 말합니다. 이름을 말해야 하는 이유는 동성일 경우 전화상으로 목소리 구별이 안 돼서 바로 용건을 말해버리는 분들이 많기 때문입니다.

 

만약 통화 중에 자리를 비웠던 직원이 돌아오거나 다른 분을 찾는 경우에는 성함을 여쭤본 뒤 "○○님을 찾는 ○○님의 전화가 와서 돌려드리겠습니다."라고 말한 뒤 통화상태에 있는 분에게도 "전화 돌려드리겠습니다."라고 안내를 드리고 나서 돌려받기 버튼을 누르고 해당 직원의 전화번호 뒷자리를 눌러 돌려줍니다.

 

보통 회사내부에서는 사용하는 전화기는 비슷한 기종이고 돌려주기와 당겨받기는 크게 쓰여 있으므로 헷갈릴 일은 없습니다.

 

신입의 경우에는 전화기 사용방법보다 실수를 많이 하는 부분이 평소 업무에 집중하고 있다가 갑자기 전화를 받으면서 자신의 부서나 회사 이름을 웅얼대버리는 것에 있습니다.

 

그럴 때를 대비해서 포스트잇에 ○○○부, 혹은 회사명을 네임펜으로 써놓고 전화가 오면 시선이 자연스럽게 포스트잇으로 갈 수 있는 위치에 붙여두고 읽는다면 실수할 일이 적어집니다.